Como o e-commerce Hardsystem transformou a venda de listas escolares deGrandes Distribuidoras
Distribuição de livros e materiais escolares
51–200 colaboradores
Goiás, Brasil
Contexto
A Distribuidora atua no fornecimento de livros e materiais escolares para escolas, papelarias e instituições de ensino. Em cada campanha de volta às aulas, o time comercial e administrativo era pressionado por um grande volume de pedidos, muitas dúvidas de pais e responsáveis e um processo pouco padronizado de atendimento.
Grande parte das vendas era feita por telefone, WhatsApp e atendimentos presenciais, com apoio de planilhas e controles manuais. Isso tornava o processo lento, sujeito a erros e difícil de acompanhar em tempo real. A empresa precisava de uma forma mais organizada, escalável e integrada de vender listas escolares.
Os desafios
Com o crescimento da base de escolas atendidas e o aumento da demanda das famílias, alguns problemas ficaram evidentes:
- Dificuldade em centralizar os pedidos das listas escolares, que chegavam por diversos canais (telefone, balcão, WhatsApp).
- Erros frequentes na separação de produtos, gerando retrabalho e necessidade de conferência manual item a item.
- Falta de visibilidade em tempo real sobre o andamento das campanhas, dificultando o planejamento de estoque e reposição.
- Alto volume de dúvidas repetidas de pais e responsáveis, consumindo muitas horas do time comercial e de atendimento.
A diretoria da Distribuidora buscava uma solução capaz de:
- Organizar as listas escolares de forma clara e acessível.
- Permitir que pais e responsáveis comprassem on-line com segurança.
- Integrar automaticamente os pedidos ao ERP, reduzindo lançamentos manuais.
a solução
A Hardsystem implantou o e-commerce escolar integrado ao ecossistema da distribuidora, conectando escolas, famílias e operação em um único fluxo digital. O projeto foi estruturado em três frentes principais:
- Portal dedicado para listas escolares
Cada escola passou a contar com suas listas disponibilizadas on-line. Pais e responsáveis acessam diretamente a série do aluno e visualizam os itens recomendados, evitando dúvidas e reduções indevidas. - Integração automática com o HSVendas
Todos os pedidos feitos no e-commerce passam a ser registrados automaticamente no ERP, atualizando estoque, financeiro e faturamento sem lançamentos manuais. Isso garante consistência dos dados e rapidez no processo. - Comunicação mais clara com clientes
Com um canal on-line estruturado, grande parte das dúvidas recorrentes foi reduzida, já que o próprio portal esclarece itens, quantidades e orientações da escola. A equipe de atendimento passou a focar em casos específicos, e não em perguntas repetidas.
Ao longo da implantação, foram realizados ajustes finos na experiência do usuário, nos layouts das listas e nas regras comerciais, sempre em conjunto com o time da Distribuidora.
Os resultados
Com o e-commerce escolar da Hardsystem em operação, a Distribuidora conseguiu transformar a forma como conduz suas campanhas de volta às aulas:
- Dobro de pedidos pelo canal on-line já no primeiro ciclo completo de utilização, diminuindo a dependência de atendimentos presenciais e por telefone.
- Redução de cerca de 70% no tempo total de fechamento da campanha, graças à padronização das listas, ao fluxo digital de pedidos e à integração com o ERP HSVendas.
- Queda significativa em erros de separação e faturamento, uma vez que os pedidos chegam estruturados e integrados ao sistema, eliminando etapas de digitação.
- Melhor experiência para pais e responsáveis, que passaram a comprar em poucos cliques, com mais clareza e menos necessidade de contato para dúvidas simples.
- Maior previsibilidade para a gestão, com relatórios de vendas por escola, série, período e canal, permitindo planejamento de estoque e decisões mais seguras.
O e-commerce escolar deixou de ser apenas um “canal adicional” e passou a ser peça central na estratégia da distribuidora para crescimento e fidelização das escolas atendidas.
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